Với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, giờ đây các nhà quản lý doanh nghiệp có thể “rảnh rang” hơn khi đã có cánh tay hỗ trợ đắc lực mang tên ERP. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về chức năng, hình thức và lợi ích của phần mềm ERP này. Hiểu được điều đó, chúng tôi đã tổng hợp và chia sẻ với bạn bài viết dưới đây.
ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?
ERP được viết tắt bởi cụm từ Enterprise resource planning software, một giải pháp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hỗ trợ quản trị doanh nghiệp. Phần mềm này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp, chính vì thế cụm từ “Enterprise” – công ty, doanh nghiệp đứng ngay đầu tiên.
Phần mềm tạo ra quy trình làm việc tự động của công ty, cho phép thành lập hệ thống công ty phức tạp với chuỗi văn phòng đầy đủ các chức năng từ kế toán, bán hàng, quản lý kho, nguồn nhân lực, lập kế hoạch, sản xuất,…
Phần mềm ERP là dạng đa phân, tích hợp tất cả các chức năng chung của một công ty thành hệ thống quy nhất. Do đó, thay vì phải quản lý theo từng phần mềm riêng lẻ thì với ERP, phần mềm sẽ gộp chung tất cả những loại phần mềm độc lập thành một hệ thống nhất, có sự liên thông với nhau.
Bạn có thể tưởng tượng như sau: một khách hàng đặt hàng sản phẩm online. Họ sẽ đặt hàng, đơn hàng chuyển từ hòm thư của người mua tới công ty. Sau khi nhận được, nhân viên bắt đầu xử lý đơn (nhập thông tin dữ liệu số lượng, mặt hàng, giá, chi phí,…) vào hệ thống máy tính công ty, thông tin được chuyển đến bộ phận quản lý khách hàng để lưu trữ thông tin người đặt, rồi chuyển qua kho, kế toán,… Có quá trình phân đoạn khác nhau trong một quy trình rất dễ có tình trạng sai sót. Đồng thời, người quản lý chung cũng khá đau đầu và khó trong việc lưu trữ, quản lý và theo dõi công việc. Nhất là đối với công ty quy mô lớn, có nhiều chuỗi cửa hàng, chi nhánh.
Phần mềm ERP ra đời đã giải quyết được bài toán nan giải trong quản lý đó của bạn. Chỉ cần một phần mềm duy nhất có thể quản lý toàn bộ các vấn đề, tránh tình trạng phân tán, bỏ sót. Tuy nhiên, để lập trình ứng dụng quản lý doanh nghiệp ERP tốt nhất, việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lập trình cũng rất quan trọng, tốt nhất bạn nên lựa chọn các công ty phần mềm chuyên nghiệp có uy tín và chất lượng hàng đầu trên thị trường hiện nay để đảm bảo sản phẩm phần mềm bạn nhận được là đúng với yêu cầu thực tế.
Bạn có thể tham khảo công ty Mona Media, đây là công ty lập trình và gia công phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm và tạo ra nhiều sản phẩm nổi bật như: phần mềm đào tạo nội bộ Mona SkillHub, phần mềm giáo dục Mona Edutech, phần mềm quản lý dự án Mona PMS,… Công ty Mona Media sẽ là lựa chọn hàng đầu mà bạn không nên bỏ qua. Bạn có thể truy cập website mona.software để được nhân viên tư vấn chi tiết về dịch vụ thiết kế phần mềm.
Chức năng của phần mềm ERP
Có tất cả trong một, ERP có những chức năng cơ bản mà một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cần có như:
Quản lý khách hàng:
Với những công ty bán hàng thì việc quản lý khách hàng là điều vô cùng cần thiết. Điều này sẽ vô cùng phức tạp nếu công ty là chuỗi hệ thống, đại lý bán hàng. Nhưng khi sử dụng phần mềm ERP, mọi nhân viên đều có thể truy cập, xem thông tin khách hàng. Một số người được cấp quyền chỉnh sửa, cập nhật nhằm đảm bảo đơn hàng chính xác. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi không sót bất kỳ đơn, thông tin khách hàng nào.
Quản lý sản xuất:
ERP như một cánh tay trái hỗ trợ tự động hóa một phần quy trình sản xuất như chuẩn bị nguyên vật liệu, thành phẩm, quản lý đầu vào,… Việc chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất giúp đơn giản hóa quá trình quản lý sản xuất, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nhân lực, tăng năng suất.
Kiểm soát chất lượng và quản lý dự án:
Phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát chất lượng sản phẩm. Đồng thời giúp doanh nghiệp phân bổ nhân sự, lên kế hoạch hợp lý theo từng dự án. ERP có chức năng tự động kiểm tra cơ sở dữ liệu, đánh giá nhân viên và gán họ vào tác vụ phù hợp. Người quản lý sẽ rảnh rang hơn trong công đoạn này.
Quản lý tài chính doanh nghiệp:
Muốn biết doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả hay không, nhà quản lý cần nắm được các số liệu ở các bộ phận khác nhau của mình. ERP giúp bạn tổng hợp hết các dữ liệu ở từng phòng ban thành liên quan đến tài chính về một nơi. Điều này giúp hạn chế tối đa sự sai sót số liệu, đưa ra kết quả chính xác khách quan nhất..
Bên cạnh đó, phần mềm ERP cũng giúp bạn tạo ra các báo cáo tài chính theo đúng tiêu chuẩn quốc tế cũng như tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.
Quản lý tồn kho:
ERP giúp kiểm soát số lượng hàng tồn trong kho, các mặt hàng đó đang nằm ở đâu, số lượng bao nhiêu,… Việc này giúp nhà quản lý nắm bắt được số lượng hàng tồ, hàng chuyển và bổ sung, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí, nhân sự, tăng cường tốc độ công việc.
Quản lý nhân sự:
Với phần mềm ERP, nhà quản lý nắm bắt được số lượng nhân viên, theo dõi sát sao giờ làm,, giờ đến và về, khối lượng công việc mà tiến độ hoàn thành, lượng, phức lợi,… Nhà quản lý sẽ kiểm soát được nhân viên ở mọi chi nhánh, cơ sở khác nhau ngay trên hệ thống mà không cần đến trực tiếp chi nhánh của mình.
Ngoài ra phân hệ nhân sự của ERP còn có các tính năng tương tự như một phần mềm web-app giáo dục, giúp cho doanh nghiệp có thể đề ra các chiến lược để nâng cao trình độ, kỹ thuật chuyên môn của nhân viên thông qua những khóa bồi dưỡng kiến thức, vừa tiết kiệm chi phí thuê nhận sự mới vừa đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn được cập nhật những kiến thức, công nghệ mới.
Quản lý giao lưu, văn hóa công ty:
Phần mềm ERP còn có thể kết hợp với nhiều nền tảng xã hội, giúp các nhân viên công ty có thể giao tiếp, trao đổi công việc hay chuyện ngoài giờ một cách dễ dàng hơn. Nhất là vào những trường hợp bạn đang cần thông tin, kiểm chứng một vấn đề nào đó của công việc khi đang dùng ERP có thể chat nhân viên để kiểm tra ngay lập tức.
Ngoài những chức năng trên, phần mềm ERP còn có rất nhiều chức năng hữu ích khác như:
Phân loại phần mềm ERP
Có 3 phần mềm ERP phải kể đến đó là SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite. Đây là bộ 3 đã làm nên tên tuổi của thương hiệu này. Các phần mềm này chủ yếu nhắm tới các công ty vừa và lớn.
CEO của Groove Technology là Matt Long cho biết với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ERP có cung cấp phần mềm Dynamics ERP của Microsoft, ERP của IBM,… Tuy nhiên, chi phí sử dụng phần mềm tương đối lớn. Nếu công ty bạn quy mô nhỏ thì có thể sử dụng phần mềm mã nguồn mở miễn phí trên mạng như: Adaxa, JFire, WebERP, ERP5,…
Ngoài những phần mềm ERP cho nền tảng PC và web bên trên thì ERP cũng cho ra mắt phiên bản áp dụng với di động giúp nhà quản lý nắm bắt được thông tin mọi lúc, mọi nơi, ngay cả đang ở ngoài đường, không dùng laptop, chỉ cần smartphone là bạn có thể theo dõi được hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng.
Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Theo công ty lập trình phần mềm pumacode, phần mềm ERP đem tới cho doanh nghiệp vô vàn lợi ích khác nhau như:
- Giúp tăng năng suất lao động
- Kiểm soát tốt hơn lượng hàng tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực như: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc,… sao cho đủ chứ không thừa hay thiếu.
- Phần mềm giúp kiểm soát đủ, kịp thời các thông tin, hỗ trợ chia sẻ cho mọi đối tượng sử dụng khác nhau như khách hàng, đối tác, cổ đông,…
- ERP giúp tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo một quy trình chuyên nghiệp, phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng lợi nhuận, khả năng cạnh tranh, phát triển thương hiệu.
Có thể thấy phần mềm ERP đem tới rất nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang cần một ứng dụng giúp bạn thoải mái và dễ dàng hơn trong việc quản trị doanh nghiệp, hãy chọn ngay ERP nhé!