5 lý do cho thấy nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thay vì sử dụng excel

phần mềm quản lý khách sạn

Hiện nay thị trường khách sạn du lịch ở Việt Nam khá phát triển và mở ra nhiều cơ hội tiềm năng cho khách sạn, tuy nhiên trong đó cũng đặt ra khá nhiều những thách thức cho người chủ doanh nghiệp khách sạn về phương diện quản lý và những giải pháp truyền thông để phù hợp với xu hướng chung của thị trường. Theo thông kế cho thấy thì Việt Nam có trên 18.800 khách sạn và mức độ tăng trưởng ngày càng nhanh và mạnh mẽ hơn thì ngành kinh doanh khách sạn có những yêu cầu cao đặt ra cho các nhà quản lý nên sử dụng những phương pháp quản lý khách sạn như thế nào để đạt hiệu quả cao. Một trong những phương pháp đó chính là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn vì thế mình xin giới thiệu cho các bạn biết 5 lý do cho thấy việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tốt hơn thay vì sử dụng excel truyền thống.

1. Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Hầu hết những khách sạn hiện nay đều đang sử dụng phương pháp quản lý truyền thống và cũ kỹ đó chính là sử dụng sổ sách, giấy tờ kết hợp với việc nhập liệu vào Microsoft Excel để tính toán hoặc một số khách sạn tân tiến hơn chút là dùng phần mềm miễn phí không mang lại hiệu quả cao trong công việc quản lý. Đa phần họ đều không biết phương pháp quản lý truyền thông này lại có nhiều hạn chế như mất nhiều thời gian để quản, thất thoát doanh thu, chi phí tốn kém, không thể nắm bắt được chính xác lượt khách nghỉ, thời lượng nghỉ, gặp vấn đề trong việc quản lý nhân viên….Vì thế các khách sạn cần phải sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn có đầy đủ tính năng và chức năng hỗ trợ cho việc quản lý để dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh cũng như thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ của khác sạn mình hơn.

2.      Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn:

Quản trị khách sạn mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể nắm bắt hoạt động kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại hay máy tính để bàn hoặc kể cả laptop nhờ có tính năng quản lý từ xa của hệ thống trên web app giúp cho nhà quản lý có thể quản lý nhân viên chặt chẽ hơn và tránh tình trạng nhân viên gian lận, với mức chi phí thấp để có thể sở hữu ngay phần mềm là điểm đặc trưng khiến nhiều người dùng phần mềm quản lý từ xa và có thể phân quyền người dùng hiệu quả.

Đơn giản & Dễ dùng: bạn cứ nghĩ xem bạn chỉ cần mất 15 phút để có thể làm quen với phần mềm quản lý với giao diện phần mềm đơn giản thân thiện và thông minh giúp cho bạn có thể triển khai công việc quản lý khách sạn nhanh chóng và hiệu quả.

Dễ dàng tích hợp các thiết bị: Có thể tích hợp với nhiều loại khóa từ khác nhau như obita, adel… bên cạnh đó phần mềm còn có thể kết hợp với cả chương trình kế toán Misa và kết nối trực tiếp với máy in giúp công việc quản lý khách sạn được đơn giản hóa hơn hẳn về các công đoạn làm việc.

Quản lý kho: Quản lý xuất, nhập, tồn hàng hóa và kể cả thông tin hàng hóa và giả cả.

Quản lý đặt phòng: Hệ thống đặt phòng linh hoạt, đặt phòng nhanh, dự kiến chi phí cho khách hàng. Quản lý đặt phòng theo đoàn có chính sách giá linh động.

3. Top 5 lý do nên chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thay vì sử dụng excel
3.1. Khả năng quản lý:

– Một trong những lý do đầu tiên khiến cho người dùng phải dùng hệ thống quản lý khách sạn đó chính là khả năng quản lý của phần mềm này. Để giúp cho các bạn hiểu rõ hơn thì mình sẽ đặt 2 phương thức phân tích quản lý lên bàn cân để cho các bạn thấy được rõ từng điểm đặc trưng của hai phương thức làm này.

– Đối với sử dụng cách truyền thống bằng excel thì dùng phương pháp này chủ khách san có thể lưu trữ thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng và khách hàng theo từng file excel riêng vì thế mỗi lần bạn muốn tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian để lục lại chưa kể đến việc dung lượng file lớn và quá trình nhập liệu là nhập hoàn toàn bằng tay nên sẽ có sai sót nhầm lẫn.

– Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng với tất cả những chức năng sẵn có dường như đều tích hợp vào phần mềm thậm chí có nhiều phiên bản còn tốt hơn. Trên hệ thống phần mềm sẽ lưu trữ một cách đầy đủ thông tin về cửa hàng từ khách hàng đến sản phẩm kho hàng và cả nhà cung cấp, khi muốn tìm kiếm hay thay đổi thông tin bạn chỉ cần nhập tên hoặc điền mã riêng là có thể mở ngay file bạn cần, bên cạnh đó phần mềm còn có hệ thống thống kê các măt hàng sản phẩm nào tốt bán chạy để cho người quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập hàng và thực hiện chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống phần mềm quản lý khách sạn còn có tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm mã vạch và tích hợp cả với các thiết bị quét mã vạch để tiết kiệm thời gian và sức lực.

3.2. Khả năng báo cáo

– Lý do thứ hai khiến bạn phải chọn phần mềm quản lý khách sạn đó chính là khả năng tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo. Đối với excel mỗi khi bạn muốn tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo là bạn phải sử dụng hàm tính toán mặc dù là không cần sử dụng tới máy tính nhưng thao tác trên excel không thuần phục thì phép toán của bạn sẽ hoàn toàn sai lệch và các báo cáo làm dạng excel chỉ tổng hợp được cuối kỳ không theo dõi thường xuyên được. Nhưng đối với phần mềm quản lý bán hàng thì lại khác, chỉ cần 1 vài thao tác rê chuột và click là bạn đã có ngay một bản báo cáo bao gồm tất cả doanh thu, chi phí, lợi nhuân ngay lập tức hiện ra trên màn hình mà không cần phải ghi nhớ điều gì và hơn thế nữa báo cáo này có thể truy xuất bất cứ lúc nào.

Khả năng báo cáo chuẩn xác và chuyên nghiệp từ phần mềm quản lý khách sạn
Khả năng báo cáo chuẩn xác và chuyên nghiệp từ phần mềm quản lý khách sạn

3.3. Khả năng bảo mật và toàn diện dữ liệu

Quản lý bằng excel thì tất cả dữ liệu được lữu trữ trong ổ máy tính vì thế nếu xảy ra lỗi bất kỳ nào hoặc máy tính bị nhiễm virus thì nguy cơ bạn sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu rất là cao chưa kể đến việc bị đánh cắp dữ liệu khá cao. Nhưng đối với phần mềm quản lý bán hàng thì không như vậy, do sử dụng trên nên tảng công nghệ điện toán đám mây nne dữ liệu kết nối thông qua Internet và luôn được bảo lưu an toàn ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối ngoài ra phần mềm quản lý khách sạn còn có tích hợp với phần mềm chuẩn an ninh SLL cho phép khách hàng truy cập trang web nhưng phải xin phép để xem web đó có đáng tin cậy hay không hoặc có bị lộ thông tin ra bên ngoài cho kẻ thứ ba hay không.

3.4. Khả năng kiểm soát thất thoát

Excel không được trang bị tính năng kiểm soát và phân quyền nhân viên đây là một trong những thiếu sót vô cùng lớn và có thể gây thất thoát nếu có nhân viên gian lận nhưng phần mềm quản lý khách sạn thì không, nhân viên được phân quyền theo trách nhiệm công việc và hầu hết mọi nghiệp vụ bán hàng đều được lưu trữ lại để có thể xem xét đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra nhiều người ngỡ rằng file excel quản lý kho đơn giản nhưng lại không được cập nhật tình trạng kho, có thể dễ dàng sửa đổi số liệu nên dễ xảy ra tình trạng nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa.

3.5. Khả năng quản lý từ xa, kết nối đa phương tiện, nâng cấp:

Khả năng quản lý từ xa: sử dụng app quản lý bạn có thể quản lý từ xa bất cứ lúc nào chỉ cần cài đặt phần mềm và đăng nhập theo dõi bằng laptop hoặc điện thoại di động nhưng đối với excel thì không thể làm như vậy.

Khả năng kết nối đa thiết bị: Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể dễ dàng kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn.

Khả năng nâng cấp: file excel là file mặc định không thể nâng cấp được nhưng đối với phần mềm quản lý khách sạn thì có các tính năng hữu ích mới thì phần mềm sẽ luôn được cập nhật để phục vụ công việc quản lý.

Trên đây là tổng hợp những lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý công việc. Mình mong rằng bài viết này sẽ đem lại nhiều hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *