Vì sao chuyển sang bán hàng online khiến nhiều chủ shop bối rối
Phần mềm quản lý và giải pháp kinh doanh trực tuyến đang trở thành từ khóa quen thuộc với rất nhiều chủ shop nhỏ khi họ quyết định đưa việc buôn bán lên mạng. Chúng tôi từng đồng hành với không ít doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi này và nhận thấy đa phần đều gặp trục trặc ngay từ những bước đầu tiên.
Vấn đề phổ biến nhất là quản lý đơn hàng và tồn kho bằng sổ sách hoặc file Excel rời rạc. Khi đơn hàng còn ít, cách làm này có vẻ ổn, nhưng chỉ cần lượng đơn tăng gấp đôi, tình trạng nhầm số lượng, giao sai hàng hay bỏ sót đơn của khách sẽ bắt đầu xuất hiện.
Chúng tôi từng hỗ trợ một chủ shop quần áo ở quận Bình Thạnh vẫn ghi đơn hàng vào sổ tay dù đã bán trên ba kênh khác nhau. Chỉ trong một tuần cao điểm, bạn ấy giao nhầm hàng cho năm khách liền, và đó cũng là lúc quyết định tìm phần mềm quản lý phù hợp hơn.
Bên cạnh sai sót vận hành, thiếu công cụ đo lường hiệu quả bán hàng cũng là rào cản lớn. Không có dữ liệu rõ ràng về sản phẩm bán chạy hay kênh mang lại doanh thu tốt, chủ doanh nghiệp thường quyết định dựa trên cảm tính, dễ dẫn đến đầu tư sai chỗ và bỏ lỡ nhiều cơ hội tăng trưởng thật sự.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý và giải pháp kinh doanh trực tuyến cho quy mô nhỏ
Với đội ngũ nhân sự còn mỏng, một phần mềm quá phức tạp sẽ khiến việc triển khai gặp nhiều trở ngại ngay từ đầu. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng nhỏ ưu tiên giao diện dễ dùng trước tiên, thay vì chọn phần mềm nhiều tính năng nhưng khó thao tác.
Khả năng tích hợp với các kênh bán hàng đang sử dụng cũng quan trọng không kém. Nếu phần mềm đồng bộ được dữ liệu từ mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và website, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian nhập liệu thủ công mỗi ngày, đồng thời nhân viên cũng đỡ mất công đối chiếu đơn hàng giữa các kênh.
Có ba nhóm tiêu chí chúng tôi thường gợi ý khách hàng cân nhắc khi đứng trước nhiều lựa chọn phần mềm trên thị trường:
- Chi phí hợp lý và chính sách hỗ trợ kỹ thuật phản hồi nhanh, vì khi hệ thống gặp trục trặc giữa lúc bán hàng cao điểm, chậm trễ xử lý vài giờ cũng đủ gây thiệt hại doanh thu.
- Khả năng mở rộng tính năng khi quy mô kinh doanh lớn dần, tránh việc phải đổi toàn bộ hệ thống và làm lại dữ liệu từ đầu sau một hai năm sử dụng.
- Mức độ phù hợp với đặc thù ngành hàng, bởi phần mềm cho shop thời trang sẽ khác với phần mềm cho quán ăn hay cửa hàng tạp hóa.
Khả năng mở rộng khi quy mô kinh doanh phát triển
Nhiều chủ shop nghĩ rằng khi quy mô còn nhỏ, cứ chọn phần mềm giá rẻ nhất là đủ. Chúng tôi hiểu tâm lý muốn tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng thực tế vận hành lại thường cho thấy điều ngược lại.
Một phần mềm có khả năng nâng cấp linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải chuyển đổi toàn bộ hệ thống khi đơn hàng tăng gấp năm, gấp mười lần. Việc chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau luôn tốn thời gian, đôi khi còn gây mất dữ liệu khách hàng quan trọng đã tích lũy nhiều năm.
Nếu bạn còn phân vân về việc có nên đầu tư ngay từ đầu hay không, có thể tham khảo thêm lý do nên đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp mà chúng tôi từng chia sẻ trước đây, để có thêm góc nhìn khi cân nhắc ngân sách.
Xây dựng nền tảng bán hàng trực tuyến vận hành trơn tru
Kết nối website, thanh toán và vận chuyển thành một hệ thống đồng bộ là bước quan trọng tiếp theo. Nếu ba khâu này vẫn xử lý rời rạc, nhân viên của bạn sẽ mất rất nhiều thời gian xử lý thủ công mỗi ngày.
Chúng tôi từng chứng kiến một cửa hàng mỹ phẩm nhỏ giảm được gần một nửa thời gian xử lý đơn sau khi đồng bộ website với đơn vị vận chuyển. Trước đó, nhân viên phải sao chép thông tin khách hàng qua lại giữa các phần mềm khác nhau, rất dễ gõ nhầm địa chỉ hoặc số điện thoại của khách.
Việc đồng bộ hóa từ khâu nhận đơn, xử lý thanh toán đến bàn giao vận chuyển giúp rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc khách đặt mua đến khi nhận được sản phẩm, nhờ đó khách hàng hài lòng hơn và tỷ lệ hủy đơn cũng giảm rõ rệt theo thời gian.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm một hệ thống quản lý kinh doanh trực tuyến cụ thể để tham khảo, chúng tôi từng giới thiệu một hệ thống quản lý kinh doanh trực tuyến như iPOS trong một bài viết trước. Đây là góc nhìn thực tế giúp bạn hình dung rõ hơn cách vận hành của một phần mềm quản lý toàn diện.
Vì sao không nên xem nhẹ việc quản lý bán hàng bài bản
Một số chủ shop vẫn nghĩ quản lý bán hàng online chỉ cần một cuốn sổ ghi chép cẩn thận là đủ. Cách nghĩ này từng đúng khi quy mô còn vài đơn mỗi ngày, nhưng sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế khi việc kinh doanh phát triển hơn.
Bạn có thể tham khảo thêm tầm quan trọng của việc quản lý bán hàng online trong kinh doanh hiện nay mà chúng tôi từng phân tích kỹ hơn. Bài viết đó giải thích vì sao đầu tư sớm vào hệ thống quản lý lại mang về lợi ích lâu dài.
Ngoài phần mềm quản lý bán hàng, một số doanh nghiệp còn cần thêm công cụ theo dõi tiến độ công việc nội bộ, đặc biệt khi mở rộng đội ngũ tiếp thị hoặc vận hành nhiều dự án song song. Chúng tôi từng tổng hợp một số phần mềm quản lý dự án online hiệu quả mà bạn có thể cân nhắc dùng song song với phần mềm bán hàng.
Vài lưu ý khi bắt đầu triển khai
Chúng tôi khuyên bạn nên đánh giá đúng nhu cầu thực tế trước khi chọn mua bất kỳ phần mềm nào. Đừng chạy theo tính năng hào nhoáng nếu shop của bạn chỉ cần quản lý đơn hàng và tồn kho cơ bản.
Sau khi chọn được giải pháp phù hợp, hãy triển khai từng phần thay vì thay đổi toàn bộ hệ thống cùng lúc, để nhân viên có thời gian làm quen và hạn chế rủi ro gián đoạn bán hàng trong giai đoạn chuyển đổi.
Chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước thử nghiệm trước khi vận hành chính thức, đây thường là nguyên nhân khiến việc chuyển đổi gặp trục trặc không đáng có. Dành ra một, hai tuần chạy thử song song hệ thống cũ và mới sẽ giúp bạn phát hiện sớm những vấn đề cần điều chỉnh.
Đào tạo nhân viên cũng là bước dễ bị bỏ quên. Một phần mềm tốt đến đâu cũng khó phát huy hiệu quả nếu người sử dụng chưa nắm rõ thao tác, vì vậy chúng tôi thường khuyên khách hàng dành riêng vài buổi để hướng dẫn nhân viên trước khi vận hành chính thức trên hệ thống mới.
Kết luận
Chuyển sang bán hàng online không đơn thuần là mở thêm một kênh bán mới, mà đòi hỏi một hệ thống quản lý đủ vững để theo kịp tốc độ tăng trưởng đơn hàng. Chúng tôi tin rằng việc đầu tư đúng phần mềm quản lý và giải pháp kinh doanh trực tuyến ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí về sau.
Nếu vẫn còn băn khoăn chưa biết bắt đầu từ đâu, chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ thêm kinh nghiệm thực tế mà đội ngũ đã tích lũy được qua nhiều dự án chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.