Top 7 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đáng dùng

Vì sao shop nhỏ hay chọn sai phần mềm bán hàng

Chúng tôi làm tư vấn phần mềm cho shop nhỏ đã nhiều năm. Câu hỏi nhận được nhiều nhất vẫn xoay quanh nhóm top 7 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đáng dùng. Người hỏi đa phần là chủ shop mới mở, đơn còn ít, ngân sách eo hẹp.

Họ muốn một công cụ giúp việc bán hàng gọn hơn. Nhưng họ chưa sẵn sàng trả vài trăm nghìn mỗi tháng. Điều đó hoàn toàn hợp lý. Bản miễn phí sinh ra chính là cho giai đoạn này.

Vấn đề không nằm ở chuyện dùng bản free. Vấn đề nằm ở thời điểm bạn quyết định trả tiền. Nhiều người nâng cấp quá sớm khi đơn còn lèo tèo, rồi tiếc tiền. Số khác lại gồng giữ bản free quá lâu, đến lúc làm việc thủ công trở lại mới nhận ra.

Chúng tôi từng gặp một chị bán mỹ phẩm online. Ngày đầu chị chép đơn từ Facebook, Zalo rồi TikTok Shop vào sổ tay cho nhanh. Đến tuần thứ ba, sổ bắt đầu lệch. Có đơn ghi rồi mà quên giao, có đơn giao rồi mà chưa thu tiền.

Lệch vài đơn thì không sao. Lệch vài chục đơn là mất niềm tin của khách. Đó là lúc phần mềm phát huy tác dụng. Cũng là lúc nhiều người bị tư vấn nhảy thẳng lên gói trả phí. Với shop chưa tới 50 đơn một ngày, số tiền đó chưa thật sự đáng. Bản miễn phí xử lý gọn giai đoạn này nếu bạn biết chọn đúng.

Năm tiêu chí lọc phần mềm miễn phí đáng dùng

Có lần chúng tôi ngồi thử cả chục phần mềm trong một tuần để giúp một shop chọn. Bài học rút ra khá rõ. Đừng nhìn vào số tính năng trên trang quảng cáo. Hãy nhìn vào những chỗ dễ vỡ khi vận hành thật.

Tiêu chí đầu tiên là hiểu đúng giới hạn của gói free. Đừng tin chữ “miễn phí” trống trơn. Cần hỏi rõ: bao nhiêu đơn một tháng, mấy kho hàng, mấy nhân viên được tạo tài khoản, kết nối được mấy kênh bán. Có phần mềm cho 50 đơn một tháng nhưng chỉ một kho và một tài khoản. Shop có hai người cùng nhập đơn là hết dùng được. Những con số này thường nằm rải rác ở trang trợ giúp chứ không nằm gọn trên trang giá.

Tiêu chí thứ hai, và theo chúng tôi là quan trọng nhất, là khả năng xuất dữ liệu. Nghe có vẻ nhỏ nhưng đây là chuyện sống còn. Nếu phần mềm cho bạn xuất sản phẩm, khách hàng, đơn hàng ra file Excel hoặc CSV, bạn luôn có đường lùi. Nếu không xuất được, dữ liệu nằm trong tay nhà cung cấp. Đổi phần mềm là nhập lại từ đầu, mệt gấp mười lần. Chúng tôi luôn khuyên khách thử xuất một file ngay ngày đầu dùng bản free, xem có mở được bằng Excel không.

Tiêu chí thứ ba là kết nối sàn và đơn vị vận chuyển Việt Nam. Với shop bán trên sàn, phần mềm phải nối được Shopee và TikTok Shop. Với shop tự giao, phải nối được GHN, GHTK, Viettel Post để đẩy đơn sang hệ thống giao hàng. Không có kết nối này, bạn gõ tay địa chỉ từng đơn. Sai một số nhà là shipper gọi hỏi, khách bực. Việc nhỏ nhưng lặp lại mỗi ngày thì rất tốn thời gian.

Hai tiêu chí cuối chúng tôi xếp vào nhóm cảm nhận thực tế. Đó là tốc độ đồng bộ và độ ổn định của app điện thoại. Bạn đi ngoài đường, khách nhắn hỏi còn hàng không, bạn mở app tra tồn kho. Nếu app quay mười giây mới ra kết quả, khách nhắn tiếp là bạn mất đơn. Tiêu chí thứ năm là phải có người Việt hỗ trợ. Phần mềm free mà bí không biết hỏi ai thì rất ức chế. Cách kiểm tra nhanh: thử chat vào giờ hành chính, xem trong bao lâu có người trả lời.

Bảng tham khảo nhanh 7 phần mềm ở gói miễn phí

Trước khi vào bảng, chúng tôi muốn nói rõ một điều để bạn không bị hụt hẫng. Chính sách gói miễn phí của các nhà cung cấp thay đổi liên tục, có khi vài tháng một lần. Con số dưới đây là mức chúng tôi ghi nhận tại thời điểm viết, và ở nhiều ô là mức tham khảo phổ biến. Đây không phải cam kết. Bạn cần tự mở trang giá của từng nhà để kiểm chứng lại, nhất là cột số đơn và cột kết nối sàn.

Phần mềm	Gói free	Giới hạn chính	Kết nối sàn Việt	Xuất dữ liệu	Điểm yếu đáng lưu ý
KiotViet	Có gói miễn phí cho shop mới	Giới hạn số đơn/tháng và số tài khoản	Có, khá đầy đủ	Có	Vượt ngưỡng là phải nâng gói, cần kiểm tra lại hạn mức hiện hành
Sapo	Bản dùng thử và gói thấp	Một số tính năng nâng cao bị khóa	Có	Có	Gói free hạn chế, phù hợp để thử trước
Nhanh.vn	Gói khởi tạo cho shop nhỏ	Giới hạn theo số đơn và kênh	Mạnh về kết nối sàn	Có	Giao diện hơi nhiều mục với người mới
MISA CukCuk / MISA eShop	Có bản dùng thử miễn phí	Thiên về kế toán, bán hàng là phần phụ	Có kết nối cơ bản	Có	Cồng kềnh với shop chỉ cần bán hàng
Zoho Inventory	Gói free theo số đơn/tháng	Giới hạn theo số đơn và số kho	Hạn chế với sàn Việt	Có	Hỗ trợ lệch múi giờ, tài liệu chủ yếu tiếng Anh
HubSpot CRM (bản free)	Miễn phí vĩnh viễn ở mức cơ bản	Mạnh về quản lý khách, yếu về kho	Không nối sàn nội địa	Có	Không phải công cụ bán hàng đa kênh đúng nghĩa
Google Sheets + add-on	Miễn phí hoàn toàn	Bạn tự làm mọi thứ, không có đồng bộ	Không	Có (chính nó là file)	Không tự động, dễ sai khi đơn nhiều

Bạn sẽ thấy mỗi cái mạnh một kiểu, không có cái nào thắng toàn diện. Cách lọc đúng là so số đơn thật của bạn với cột giới hạn. Sau đó xem cột kết nối sàn có khớp kênh bạn đang bán không. Một mẹo nhỏ chúng tôi hay dùng: đọc cả trang giá lẫn trang trợ giúp. Hạn mức thực tế đôi khi nằm ở trang trợ giúp chứ không nằm trên trang giá. Những lúc đó, gọi thẳng lên tổng đài hỏi cho chắc là cách nhanh nhất.

Nhóm phần mềm Việt thiên về bán hàng đa kênh

Đây là nhóm chúng tôi gợi ý đầu tiên cho shop bán song song Facebook, Zalo và sàn thương mại điện tử. Lý do khá đơn giản. Phần mềm Việt hiểu quy trình giao hàng nội địa. Nó biết đơn Shopee cần đẩy sang đơn vị vận chuyển nào. Nó biết cách in phiếu giao. Nó biết trạng thái “đang giao” nghĩa là gì trong tiếng Việt.

Ưu điểm thực tế của nhóm này không nằm ở số tính năng. Nó nằm ở chỗ ít phải uốn quy trình. Giao diện tiếng Việt, cách gọi tên đúng thói quen người bán, nhân viên mới vào đọc là hiểu. Với shop chỉ có một hai người, tiết kiệm được thời gian hướng dẫn đã là đáng giá.

Hạn chế cũng nằm ở chính gói free. Phần mềm Việt thường siết số kênh bán hoặc số tài khoản nhân viên. Ví dụ cho kết nối một sàn, muốn thêm kênh thứ hai phải nâng gói. Với shop đang ở giai đoạn mở rộng, đây chính là lúc cân nhắc nâng cấp. Nếu bạn đang phân vân giữa các mức giá, bài viết về những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay của chúng tôi có so sánh chi tiết hơn theo từng mức ngân sách.

Một lời khuyên từ kinh nghiệm: khi thử phần mềm Việt, hãy thử luôn thao tác in phiếu giao và đẩy đơn sang đơn vị vận chuyển. Đây là hai thao tác bạn làm mỗi ngày. Chậm ở đây là chậm cả ngày.

Nhóm phần mềm kế toán tích hợp sẵn bán hàng

Có một nhóm shop khác cần công cụ khác hẳn. Đó là shop đã phải xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, hoặc sắp bước vào giai đoạn làm sổ sách rõ ràng. Với họ, phần mềm kế toán tích hợp bán hàng là lựa chọn tự nhiên. Bạn bán hàng ở mặt trước, số liệu chảy thẳng vào sổ ở mặt sau. Không phải nhập lại hai lần. Không phải đối chiếu tay vào cuối tháng.

Điểm cần cân là giao diện. Phần mềm mạnh về kế toán thường thiết kế cho người làm sổ, không thiết kế cho người bán hàng. Người mới mở shop sẽ thấy rối vì quá nhiều trường, quá nhiều mục không cần dùng. Một chị bán đồ gia dụng từng kể với chúng tôi rằng mở phần mềm lên thấy tài khoản, định khoản, bút toán là đóng luôn. Chị quay lại dùng bản bán hàng đơn giản, dù bản kế toán có nhiều tính năng hơn hẳn.

Lời khuyên của chúng tôi là dùng thử một đến hai tuần trước khi chốt. Cách thử hiệu quả: nhập đúng một tuần đơn thật, xem thao tác bán hàng có nhanh không, rồi mới xem phần sổ sách có khớp không. Nếu phần bán hàng làm bạn chậm đi, dù phần kế toán đẹp tới đâu cũng nên cân nhắc lại.

Nếu shop của bạn cần quản lý hóa đơn in ra cho khách, việc chọn thiết bị in cũng quan trọng không kém phần mềm. Anh em bán hàng tại quầy thường hỏi chúng tôi về cách chọn máy in hóa đơn bán hàng phù hợp, vì in chậm cũng làm khách chờ lâu.

Nhóm công cụ quốc tế có gói free hào phóng

Vài công cụ quốc tế cho gói free khá rộng: số đơn miễn phí cao, cộng đồng người dùng lớn, tài liệu hướng dẫn phong phú. Bạn gặp khó khăn gì, gõ lên mạng gần như đã có người hỏi và trả lời.

Rào cản thật với shop Việt lại nằm ở chỗ khác. Thứ nhất là kết nối sàn nội địa hạn chế. Shopee và TikTok Shop là sân nhà của các phần mềm Việt. Công cụ quốc tế thường nối được Amazon hay Shopify, nhưng với sàn Việt thì chậm hơn hoặc không có.

Thứ hai là hỗ trợ lệch múi giờ. Bạn cần gấp lúc 9 giờ tối giờ Việt Nam, bên kia đang là đêm. Chờ tới sáng mai mới có người trả lời thì đơn đã nguội. Thứ ba là cách tính phí khi vượt ngưỡng, đôi khi khác với thói quen người Việt. Nhiều chủ shop không lường trước khoản này nên bị động.

Vậy ai nên chọn nhóm này? Shop bán hàng ra nước ngoài, hoặc shop có quy trình rõ ràng, nhân viên biết tiếng Anh. Ngược lại, shop chỉ bán trong nước, đơn gấp, cần người trả lời ngay thì nên cân nhắc kỹ. Nếu đang kẹt ở khâu chọn công cụ, bài hướng dẫn chọn phần mềm quản lý và giải pháp kinh doanh trực tuyến sẽ giúp bạn bóc tách theo tình huống cụ thể hơn.

Chọn theo mô hình bán, đừng chọn theo bảng xếp hạng

Đây là phần chúng tôi muốn nhấn mạnh nhất, vì nó là chỗ nhiều shop đi sai. Bảng xếp hạng không biết bạn bán gì, giao cho ai. Chỉ bạn biết. Nên hãy chọn theo mô hình bán của mình.

Shop bán livestream TikTok nên ưu tiên hai thứ là đồng bộ đơn nhanh và in phiếu giao. Trong livestream, đơn về dồn dập trong một hai giờ. Phần mềm nào kéo đơn chậm sẽ làm bạn ngộp. Hãy thử đúng khung giờ bạn live, xem phần mềm kéo được bao nhiêu đơn một phút.

Shop bán qua Zalo là chính nên ưu tiên nhập đơn nhanh bằng điện thoại. Khách nhắn Zalo, bạn chốt ngay trên điện thoại, không ngồi vào máy tính. Phần mềm nào bắt bạn gõ quá nhiều trường mới lưu được một đơn thì không hợp. Tiêu chí thử: từ lúc mở app tới lúc lưu đơn xong, dưới một phút là đạt.

Shop có kho vật lý nên ưu tiên quản lý tồn theo mã vạch. Bạn nhập hàng về, dán mã vạch, quét là biết còn bao nhiêu. Nếu phần mềm không hỗ trợ máy quét mã vạch, bạn sẽ đếm tay mỗi lần kiểm kho, rất mất thời gian. Với shop nhập hàng từ nước ngoài, việc quản lý tồn theo lô còn giúp bạn tính giá vốn đúng hơn. Anh em nhập hàng Quảng Châu hay dùng cách này. Bạn có thể xem thêm kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc nếu đang tính chuyện nhập lô lớn.

Còn shop chỉ bán một sàn duy nhất thì gần như không cần phần mềm trả phí. Bạn dùng luôn công cụ quản lý đơn của sàn, hoặc một file Excel gọn gàng là đủ. Trả tiền cho phần mềm ngoài lúc này là trả cho thứ bạn chưa dùng tới.

Khi nào dừng ở bản miễn phí và khi nào phải trả tiền

Có ba dấu hiệu cho bạn biết đã tới lúc nâng cấp. Một, bạn vượt giới hạn đơn của bản free và phải nhập tay lại phần vượt. Hai, bạn cần phân quyền nhân viên, nghĩa là không thể để mọi người dùng chung một tài khoản nữa. Ba, bạn cần báo cáo lãi lỗ theo từng kênh.

Ví dụ bạn muốn biết bán trên Shopee lời bao nhiêu, bán qua Facebook lời bao nhiêu. Bản free thường chỉ cho con số tổng, không tách được. Đây là lúc giá trị của bản trả phí bắt đầu rõ ràng.

Khi quyết định chuyển, việc quan trọng nhất là chuyển dữ liệu không mất lịch sử đơn. Đừng xóa tài khoản bản free rồi làm lại từ đầu. Hãy xuất toàn bộ dữ liệu ra file trước, nhập vào bản trả phí, rồi kiểm tra vài đơn cũ xem còn đúng không. Kinh nghiệm chuyển đổi của chúng tôi sau nhiều ca hỗ trợ khách là chạy song song một tuần trước khi cắt hẳn cách làm cũ. Nghĩa là vừa dùng phần mềm mới, vừa giữ cách ghi cũ. Nghe hơi cực, nhưng nếu phần mềm mới trục trặc, bạn vẫn còn đường lùi. Sau một tuần khớp số, hãy cắt hẳn.

Những sai lầm hay gặp khi dùng bản miễn phí

Chúng tôi đã ngồi sửa lỗi cho không ít shop, và thấy vài sai lầm lặp đi lặp lại. Kể ra đây để bạn tránh trước, thay vì sửa sau.

• Nhập dữ liệu ẩu ngay từ đầu. Tên sản phẩm viết tắt, giá ghi thiếu, danh mục chồng chéo. Vài tháng sau muốn lọc báo cáo thì phải ngồi sửa lại toàn bộ.
• Không sao lưu định kỳ. Nhiều người nghĩ phần mềm tự lo. Đến lúc quên mật khẩu hoặc tài khoản bị khóa mới cuống. Hãy đặt lịch xuất file sao lưu mỗi tuần.
• Chọn phần mềm theo quảng cáo thay vì theo mô hình bán. Quảng cáo nói hay, nhưng nếu bạn bán Zalo mà phần mềm thiết kế cho bán quầy, bạn sẽ vật lộn mỗi ngày.
• Cho tất cả nhân viên dùng chung một tài khoản. Khi có đơn sai thì không biết ai nhập, khi cần phân công thì không biết ai đang xử lý đơn nào.
• Đăng ký quá nhiều bản dùng thử cùng lúc rồi không nhập dữ liệu đầy đủ vào cái nào. Cuối cùng chẳng cái nào đủ tin để dùng.

Riêng lỗi cho nhân viên dùng chung tài khoản, nhiều shop chủ quan vì nghĩ nhân viên ít. Nhưng chỉ hai người dùng chung là đã đủ rối. Sửa từ đầu dễ hơn sửa lúc đông người rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm bán hàng miễn phí

Bản miễn phí có dùng được lâu dài không?

Dùng được trong giai đoạn đầu, khi đơn còn ít và người dùng chỉ một hai người. Khi vượt trần đơn hoặc cần phân quyền nhân viên, bạn sẽ phải nâng cấp. Nói miễn phí mãi mãi thường chỉ đúng với shop nhỏ chưa lớn.

Gói free có kết nối được Shopee và TikTok Shop không?

Nhiều phần mềm Việt có, nhưng thường giới hạn số kênh được kết nối. Có cái cho một sàn, muốn thêm phải nâng gói. Hãy kiểm tra lại trên trang giá trước khi quyết định.

Dữ liệu trên bản miễn phí có mất khi chuyển sang bản trả phí không?

Không mất nếu bạn chuyển trong cùng một phần mềm, vì nhà cung cấp giữ dữ liệu cho bạn. Nếu chuyển sang phần mềm khác, hãy xuất file Excel hoặc CSV trước rồi nhập lại. Đây là lý do tiêu chí xuất dữ liệu quan trọng tới vậy.

Shop 10–20 đơn một ngày có cần phần mềm không?

Nếu chỉ bán một kênh và một người làm, Excel đủ. Nếu bán từ hai kênh trở lên, hoặc có hai người cùng xử lý đơn, nên dùng phần mềm miễn phí để tránh sót đơn. Excel dễ sai khi nhiều người cùng sửa.

Lộ trình 7 ngày để chốt được phần mềm phù hợp

Chúng tôi hay khuyên khách đừng dùng thử mười phần mềm một lúc. Rối lắm, mà dễ loạn dữ liệu. Cách gọn hơn là chạy theo lộ trình bảy ngày dưới đây.

Ngày đầu và ngày thứ hai, liệt kê đúng số đơn một ngày, số kênh bán, số người cần dùng. Con số này phải là số thật, không phải số bạn mong muốn trong tương lai. Đừng chọn gói phục vụ tương lai khi bạn chưa bán được ở hiện tại.

Ngày thứ ba tới ngày thứ năm, đăng ký thử hai đến ba phần mềm trong bảng so sánh ở trên. Nhập thử hai mươi đơn thật vào từng phần mềm. Không dùng đơn giả, vì đơn thật mới lộ ra chỗ vướng. Ví dụ khách ở tỉnh xa hay sản phẩm nhiều biến thể thường là chỗ dễ rối nhất.

Ngày thứ sáu và ngày thứ bảy, chấm điểm theo năm tiêu chí ở mục hai. Chấm xong, chốt một cái và dừng dùng thử song song. Đừng bỏ ngỏ cả ba, vì lúc đó không ai nhập dữ liệu đầy đủ.

Nếu bạn thấy bảy ngày đã ổn mà vẫn muốn lên phương án dài hạn, có thể đọc thêm về tầm quan trọng của quản lý bán hàng online để chuẩn bị cho giai đoạn mở rộng.

Lời khuyên cuối của chúng tôi rất đơn giản. Đừng chọn phần mềm theo bảng xếp hạng, hãy chọn theo số đơn thật và cách bạn bán mỗi ngày. Hãy thử hai mươi đơn thật trước khi tin vào bất kỳ lời quảng cáo nào. Và hãy dành hẳn một buổi chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập. Hai việc nhỏ đó thôi đã giúp bạn tránh được phần lớn sai lầm mà chúng tôi thấy shop nhỏ hay mắc phải.