Tổng quan về web app quản lý trường học – trung tâm giáo dục

Tổng quan về web app quản lý trường học

Trong những năm gần đây, Giáo Dục – Đào Tạo là một lĩnh vực đang được đẩy mạnh. Do đó, thách thức đặt ra đối với các trung tâm, trường học, chính là làm thế nào để xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiện đại, khi mà những phương pháp quản lý truyền thống đang ngày càng bộc lộ rõ những lỗ hổng và nhiều điểm bất cập. Và chính bởi lẽ đó, người ta tìm đến công nghệ như một giải pháp tối ưu cho bài toán đường dài này, có lẽ khi tìm đọc bài viết này, bạn cũng không ngoại lệ.

Tuy nhiên, hãy nhìn xa hơn một chút để thấy được toàn cảnh của câu chuyện. Rõ ràng, bạn không phải là trung tâm duy nhất lựa chọn nâng cấp trường học, trung tâm của mình bằng các sản phẩm công nghệ như website tĩnh, website động,… thậm chí, có những đối thủ còn “chịu chơi” đến mức ứng dụng những công nghệ VR, AR để đầu tư cho trung tâm giảng dạy với quy mô cực “khủng”. Trong bối cảnh mà công nghệ đang có những bước chuyển mình rõ rệt như thế, thì việc chỉ đơn thuần xây dựng một website có thể sẽ không phải là lựa chọn “chuẩn”. Thay vào đó, Web-App trở thành “cứu cánh” thích hợp nhất cho nhu cầu quản lý trường học – trung tâm của bạn.

Vậy thì câu hỏi đặt ra là Web-App là sản phẩm gì? Có khả năng hỗ trợ công việc của bạn như thế nào? Đó cũng là những gì mà tôi muốn chia sẻ với bạn trong bài viết sau đây.

Sự khác nhau giữa website và web app trường học:

Đừng bối rối vì bạn không thể hình dung được cái gì là website, cái chi là web-app, bởi vì ngay chính bản thân của những lập trình viên học ngành IT, nếu không nắm vững những khái niệm này ngay từ đầu vẫn rất dễ nhầm lẫn.

Sự thật thì để có thể “tỏ tường” sự khác nhau giữa website và web app cũng là một đề bài “tưởng dễ mà không hề dễ”, bởi lẽ ranh giới giữa website và web app mong manh lắm! Chẳng hạn, một trang báo mạng như Kenh14 trong mắt của người truy cập có thể nó sẽ là website, tuy nhiên, đối với những biên tập viên thì nó lại là web-app. Dẫu vậy, có một số trang web rõ ràng được bổ trợ các tính năng cho phép người dùng có thể tìm kiếm, bình luận, nhưng bản chất của nó vẫn chỉ là website thuần. Bạn có thể hiểu như thế này:

Website:

Đây là sản phẩm đã xuất hiện từ thời “cổ chí kim” của Internet. Mỗi trang web đơn lẻ được gọi là Web Page. Một Website là tập hợp nhiều trang web đơn lẻ tạo thành một trang web lớn có chung tên miền.

Nếu bạn lựa chọn đường hướng thiết kế website trường học, trung tâm của mình, thì có thể hình dung mỗi trang “Quản lý học sinh-sinh viên”, “Quản lý điểm và kết quả học tập”, “Quản lý chương trình đào tạo”,… sẽ là một web page. Và website abcd.edu.com của bạn sẽ là tập hợp toàn bộ các web page này. Tuy nhiên, tất cả những gì mà bạn và những người được cấp quyền quản lý có thể thao tác, chỉ quanh quẩn đọc, xem thiết lập và soạn thảo văn bản đơn giản mà thôi.

Web app:

Khái niệm Web-app thực chất là sự “lưỡng long hợp thể” của hai sản phẩm công nghệ “to bự” là Website và Application. Với sự ra đời của ngày càng nhiều ngôn ngữ server “vi diệu” như CGI, Perl, PHP,… Các website được “thổi hồn” và sở hữu khả năng tương tác với người dùng, trở nên “động” hơn, tiện ích hơn.

Nói cách khác, web-app là những ứng dụng chạy trên web. Giả sử bạn xây dựng một web-app quản lý trường học, trung tâm đào tạo, thì ngoài các tính năng cơ bản của website, bạn cũng có thể thực hiện một số công việc như tính toán, chia sẻ hình ảnh nội bộ, nhận học phí từ học viên đóng online thông qua các tính năng thanh toán trực tuyến,…

khác biệt cơ bản giữa website và web-app
Sự khác biệt cơ bản giữa website và web-app quản lý trường học là gì?

Lợi ích khi ứng dụng web app vào quản lý giáo dục:

Vì sao bạn cần thiết kế web-app cho trung tâm, trường học của mình?

Trong một vài năm trở lại đây, không khó để chúng ta nhận thấy rằng Giáo dục không chỉ bao gồm mảng miếng dạy và học.

Sự phát triển của công nghệ và nền tảng Internet đã trở thành bàn đạp để cả học viên, giảng viên lẫn những người đang làm việc trong công tác quản lý đều mong muốn nhiều hơn ở những sản phẩm có thể đáp ứng được nhu cầu học tập – giảng dạy – quản lý mọi lúc mọi nơi với nhiều chức năng, tiện ích bổ trợ – điều mà những website giáo dục cũ đã trở nên “hụt hơi”, lỗi thời và không còn cung cấp được cho xã hội. Vậy nên, Web-app quản lý trường học, trung tâm là sự thay thế kịp thời và cực kỳ tiềm năng, giúp bạn có thể phát triển Edu center của mình một cách hiệu quả nhất nếu khai thác tốt.

Một web-app quản lý là cánh tay đắc lực
Một web-app quản lý là cánh tay đắc lực cho người làm công tác quản lý trường học.

Web-app quản lý trung tâm đào tạo – ai cũng có lợi.

Bạn nghĩ rằng khi bắt tay vào sử dụng một dự án thiết kế web-app quản lý trường học, trung tâm, thì chỉ những người làm công tác giám sát, quản lý mới được lợi? Nhầm to!

Với những gì mà chúng ta đã khái quát ở trên, có thể thấy rằng giáo dục là một mảng miếng vô cùng lớn. Vậy nên, việc lập trình, viết web-app quản lý như thế nào cũng phụ thuộc khá nhiều vào yêu cầu cũng như đặc tính kinh doanh mà đơn vị giáo dục của bạn muốn hướng tới. Tuy nhiên, xu hướng chung của lĩnh vực Edutech cho thấy phần lớn các doanh nghiệp giáo dục đều hướng đến giải pháp tiện lợi, mới mẻ và lâu dài cho tương lai, bằng cách đáp ứng được mong muốn của phụ huynh, hỗ trợ được nhu cầu học tập, tìm kiếm tư liệu của học sinh mà vẫn thực hiện tốt quy trình quản lý của ban quản trị.

Web-app phải đồng thời là nơi để bạn có thể quảng bá những dịch vụ mà mình cung cấp một cách dễ dàng, là nơi mà phụ huynh có thể chọn lọc, tìm hiểu về chất lượng giảng dạy cũng như theo sát điểm số và bài học của con em mình thông qua những thiết bị công nghệ phổ biến như laptop hay smartphone, vừa là nơi để học viên có thể tiếp cận với kho tài liệu học tập lớn. Và bản thân bạn có thể quản lý được mọi hoạt động trên web-app trường học của mình. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ đơn giản là chia sẻ brief của mình với đơn vị cung cấp dịch vụ Web-app mà thôi!

Những tính năng – module cần có của một hệ thống quản lý trường học trên web-app:

Tất nhiên, một web-app quản lý trường học, trung tâm sẽ phải sở hữu khá nhiều tính năng hữu ích, để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn ứng dụng hiệu quả nhất những thành tựu công nghệ thông tin vào công tác quản lý trường học.

Dưới đây là một số tính năng cơ bản trong quy trình thiết kế phần mềm web-app của chúng tôi. Bạn hoàn toàn có thể yêu cầu bổ sung hoặc lược bớt một số tính năng không cần thiết, để phù hợp nhất với yêu cầu quản lý riêng của trung tâm, trường học bạn.

Quản lý học sinh – học viên:

Module quản lý học viên cho phép bạn có thể lưu trữ hồ sơ của học sinh, sinh viên đã, đang hoặc có dự định đăng ký theo học tại trung tâm. Điều này sẽ giúp bạn nắm được những thông tin cơ bản của học viên, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, trình độ văn hóa, điện thoại, địa chỉ, quá trình học tập, hình ảnh,…

Với tính năng này, người làm công tác quản lý cũng đồng thời có thể kiểm soát hạnh kiểm cũng như điểm rèn luyện của từng học viên qua mỗi kỳ, mỗi khóa học, từ đó đưa ra một hệ thống quản lý khen thưởng và kỷ luật chuẩn xác nhờ bộ lọc dữ liệu, thuận lợi cho các tác vụ tìm kiếm, thống kê hoặc báo cáo khi cần.

Quản lý cán bộ giáo viên:

Khác với các hình thức hệ thống bằng giấy tờ hay file excel, việc sở hữu một web-app quản lý trung tâm, trường học cho phép ban quản trị của nhà trường chủ động hơn trong công tác quản lý, bắt đầu từ việc quản lý tốt đội ngũ cán bộ giảng viên của mình.

Bạn sẽ kiểm soát được lịch phân công giảng dạy của các giảng viên trong mỗi tuần, mỗi tháng, cập nhật được phản hồi về phương pháp đào tạo từ phía phụ huynh, nắm rõ được trình độ chuyên môn, chế độ khen thưởng/ kỷ luật, thành tích thi đua cũng như hồ sơ của đội ngũ giáo viên nhân sự.

Các tính năng của Web-app
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể gia giảm các plugin trong web-app của mình

Quản lý chương trình đào tạo:

Rõ ràng khi Startup trong lĩnh vực giáo dục, bạn sẽ khó lòng chỉ cung cấp cho học viên duy nhất một bộ môn, một chương trình đào tạo, thay vào đó, việc đa dạng ngành học sẽ dễ dàng thu hút lượng lớn người tham gia khóa học hơn. Càng nhiều ngành học được cung cấp, bạn lại càng cần phải chú trọng vào vấn đề quản lý chương trình đào tạo, làm thế nào để có thể xây dựng chương trình “chuẩn” nhất cho từng lớp, dựa trên khung chương trình đào tạo và ngành học tương ứng.

Quản lý thời khóa biểu và tiến độ giảng dạy:

Nếu quy mô của trường học, trung tâm của bạn chưa đủ lớn, sẽ có những trường hợp bạn thực hiện công tác phân bổ, quản lý không tốt, dẫn đến trùng giờ dạy hoặc trùng phòng học,… Tuy nhiên, với một web-app quản lý trường học, chúng sẽ được trang bị cảnh báo tự động, đồng thời thường xuyên cập nhật thời khóa biểu để hạn chế đến mức tối đa những rủi ro, sơ suất có thể phát sinh trong toàn bộ quá trình.

Bên cạnh đó, web-app cũng giúp trung tâm của bạn quản lý tiến độ giảng dạy cho từng môn học ở các lớp, bao gồm số tiết đã học mỗi tuần, tổng số tiết đã học, số giờ học còn lại,… Vậy thì, khi phát sinh những vấn đề, chẳng hạn như học viên có nhu cầu bảo lưu chương trình hoặc yêu cầu học bù, bạn cũng có một cơ sở tốt để đối chiếu và xử lý.

Quản lý điểm và kết quả học tập:

Điểm số của học sinh thường được các đơn vị thiết kế web-app sắp xếp theo từng lớp học, môn học, theo niên khóa hoặc cũng có thể là qua những lần sát hạch, kiểm tra. Điều đặc biệt là những nội dung như tính điểm trung bình học kỳ, trung bình năm, xếp loại học lực hay các chỉ tiêu khác trong bảng điểm đều được hệ thống phần mềm tự động xử lý. Nó không bắt buộc bạn phải nằm lòng 10001 công thức Excel cực “hại não”, hay dành hàng giờ để cộng trừ nhân chia trên giấy cứng như những giải pháp quản lý truyền thống.

Web-app cần nhiều tính năng để tối ưu hiệu quả sử dụng
Web-app cần nhiều tính năng để tối ưu hiệu quả sử dụng

Quản lý học phí:

Chẳng hạn như hạn mục quản lý học phí theo quy định, quản lý danh sách học viên nộp học phí, danh sách thiếu học phí, đủ học phí,… để hỗ trợ cho các tác vụ in bảng kê danh sách, thống kê học phí nếu cần.

Tính năng phân quyền sử dụng:

Về khoản này thì chúng ta cũng đã tìm hiểu sơ lược ở trên. Nói một cách dễ hiểu, một web-app có thể trở thành một phần mềm 2in1, 3in1 hoặc thậm chí là 4in1, nơi bạn có thể thực hiện “tất tần tật” mọi tác vụ trong cùng một web-app như vẫn đảm bảo tính bảo mật cho từng chức năng, đơn giản chỉ thông qua việc phân quyền cho từng tổ, bộ phận, hoặc cán bộ giảng viên.

Nói đơn giản như thế này. Đối với nhân viên phòng đào tạo, bạn có thể cấp quyền cho họ thực hiện một loạt các tác vụ như phân lớp, nhập điểm, in ấn danh sách, xuất trích sang file excel,… Trong khi đó với những nhân sự của phòng quản lý học viên, họ có thể sử dụng các chức năng nhập liệu thông tin học sinh, quản lý hồ sơ, in ấn bảng điểm,… Còn với đội ngũ giáo viên giảng dạy, họ thậm chí có thể dễ dàng nhập điểm các môn học ở bất cứ nơi đâu, bằng cách sử dụng một module phần mềm đi kèm,…

Một số chức năng bổ sung khác:

Bấy nhiêu tính năng kể trên, thực tế chưa “xi nhê” chi với nhu cầu quản lý trường học, trung tâm của bạn đâu.

Vậy nên, sẽ có một số chức năng khác mà bạn nên cân nhắc bổ sung cho web-app của mình, để hệ thống quản lý của bạn có thể vận hành một cách tốt nhất, mang đến lợi ích tối đa, không chỉ cho ban quản lý mà còn để đảm bảo quyền lợi của các học viên tại trung tâm của bạn, có thể kể đến như:

  • Công cụ tìm kiếm
  • Quản lý các chương trình khuyến mãi, miễn giảm học phí
  • Công cụ quản lý data đăng ký khóa học, môn học trực tiếp
  • Chức năng chat nội bộ trường học – trung tâm
  • Thống kê số lượt truy cập website chính hằng ngày, hằng tháng
  • Tích hợp mạng xã hội
  • Cổng thanh toán trực tuyến
  • v,v,…

Quy trình xây dựng và triển khai web app trường học chuẩn:

Bước 1 – Tư vấn giải pháp:

Tất nhiên là trong quá trình “đi tìm ẩn số”, nhiều đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý trường học được lập trình sẵn có thể sẽ khiến bạn trăn trở “Chả biết mua về có mần ăn được chi nỏ!”. Tuy nhiên, may mắn là thường thì họ đều sẽ cung cấp cho bạn một dịch vụ thiết kế web-app 100% dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp song song với những web-app viết sẵn. Điều này sẽ giúp bạn không bị gò bó lựa chọn và pick đúng giải pháp cho mình

Bước 2 – Báo giá sơ bộ:

Sau khi đã có được brief của doanh nghiệp, các đơn vị sẽ bắt tay vào việc cung cấp mức giá sơ bộ, để doanh nghiệp có thể cân nhắc về quỹ kế hoạch. Mỗi mô hình web-app quản lý trường học đều có thể tách module code riêng, phụ thuộc vào budget và upgrade trong tương lai.

Bước 3 – Tạo hợp đồng và đặt cọc:

Khách hàng sẽ nhận được một bảng hoạch định một bảng mô tả chức năng chi tiết. Sau khi đã nhận được confirm của khách hàng, hợp đồng sẽ được ký kết bởi đôi bên kèm theo việc thanh toán 50% tiền cọc giá trị hợp đồng.

Bước 4 – Database Design:

Chìa khóa quan trọng nhất, đồng thời cũng là ưu tiên số 1 của các sản phẩm web-app quản lý, chính là xây dựng nên một database thông minh và hiệu quả. Do đó, quá trình này sẽ được thực hiện bởi đội ngũ kiến trúc sư phần mềm giàu kinh nghiệm chứ không phải vài ba tay developer “gà mờ”.

Bước 5 – UI/UX Design:

Ngoài Database, thì việc xây dựng một bộ giao diện hoàn thiện với các tiêu chí cơ bản bao gồm dễ đọc, dễ hiểu, dễ sử dụng và thỏa mãn các nhu cầu về tính thẩm mỹ cũng quan trọng không kém.

Bước 6 – Thực hiện Core:

Kiến trúc sư phần mềm sẽ kết hợp với leader để bắt tay vào lập trình một bộ Core của dự án, sau đó dựa vào phần chủ chốt này để build những module con khác.

Bước 7 – Xây dựng Module:

Dựa vào brief ban đầu, các lập trình viên sẽ thiết kế toàn bộ module sao cho sản phẩm chạy thử phải đáp ứng được đầy đủ những tính năng mà khách hàng đã yêu cầu và thống nhất ban đầu, trước khi liên kết chúng với nhau tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh.

Bước 8 – Test – QA/QC:

Nhưng bấy nhiêu đó thì chưa đủ để “ra lò” một sản phẩm web-app hoàn chỉnh đâu. Chúng tôi sẽ tiến hành lập biên bản kiểm thử phần mềm có thể lên đến hàng chục nghìn tiêu chí khác nhau. Tester sẽ giữ bai trò kiểm thử trên từng tiêu chí một. Nếu phát hiện lỗi trong quá trình test thử, đơn vị thiết kế web-app sẽ chỉnh sửa và lặp đi lặp lại thao tác kiểm thử cho đến khi ra được thành phẩm hoàn thiện.

Bước 9 – Đóng gói, cài đặt, hướng dẫn, nghiệm thu:

Nói cách khác, đây là bước bàn giao sản phẩm. Chúng tôi sẽ đóng gói phần mềm, cài đặt lên hệ thống của khách hàng, training cách sử dụng cho đội ngũ nhân viên quản lý trung tâm, trường học và cuối cùng là nghiệm thu, thanh toán. Như vậy, quy trình triển khai và xây dựng web-app quản lý trường học, trung tâm nói riêng và các sản phẩm trong lĩnh vực quản lý nói chung về cơ bản đã hoàn thành.

Quy trình thiết kế web-app quản lý trường học.
Quy trình thiết kế web-app quản lý trường học tương đối phức tạp

Một số hệ thống web app cho trường học đang được ứng dụng:

Dịch vụ thiết kế web-app quản lý trường học từ Orientsoft:

Đối với những sản phẩm Web-app quản lý trường học, trung tâm đòi hỏi độ phức tạp và những tính năng mà các hệ thống Web-app có sẵn không thể đáp ứng được, tốt nhất, bạn nên gửi gắm tâm tư, nguyện vọng của mình cho những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thiết kế web-app quản lý chuyên nghiệp. Và Orientsoft chính là điểm đến mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn cho mình.

Với vai trò là một trong số rất ít những công ty sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong mảng miếng thiết kế phần mềm quản lý trung tâm, trường học, Orientsoft luôn cam kết mang lại cho khách hàng những giải pháp chất lượng nhất, nhờ đội ngũ lập trình viên dày dạn kinh nghiệm, vững vàng về kiến thức lập trình chuyên sâu, kết hợp với những xu hướng công nghệ tiên tiến được cập nhật thường xuyên và liên tục. Web-app của bạn không chỉ “ghi điểm” nhờ tốc độ xử lý cực “nuột”, giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng, trang bị bảo mật nhiều lớp mà còn rút ngắn thời gian và chi phí đến mức tối đa cho việc triển khai Web-App quản lý.

Công ty Orient Soft.
Công ty Orient Soft.

Phần mềm web-app quản lý trường học Eschool:

Trong trường hợp bạn muốn sử dụng những gói giải pháp có sẵn, thì Eschool là một sản phẩm được đánh giá khá cap. Đây là một phần mềm dạng web-based hệ thống mở, được nhiều trường cấp 2, cấp 3 sử dụng để liên kết giữa nhà trường, giáo viên với học sinh và phụ huynh.

Với Eschool, những người làm trong công tác quản lý trường học sẽ không cần phải loay hoay với vô vàn các loại văn thư, giấy tờ, hạn chế đến mức tối đa những rủi ro bắt nguồn từ sự yếu kém của loại hình quản lý truyền thống. Sản phẩm sẽ hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm thông tin chi tiết và chính xác, giúp cho công tác báo cáo, phân tích và thống kê được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó nâng cao chất lượng quản lý, giáo dục. Không chỉ vậy, phần mềm này còn đóng vai trò cập nhật kịp thời tình hình học tập, điểm số đến phụ huynh học sinh, giúp các bậc cha mẹ có thể quan tâm theo dõi những biến chuyển của con em mình.

Eschool
Phần mềm web-app Eschool

Phần mềm web-app quản lý trường học QLTH.VN từ Misa:

Tương tự như Eschool, một phần mềm web-app quản lý trường học được sử dụng phổ biến khác trên thị trường hiện nay, chính là QLTH.VN đến từ công ty công nghệ thông tin Misa. Đây là phần mềm quản lý giáo dục, giúp trường học, phòng giáo dục hay thậm chí là sở giáo dục có thể thực hiện được các nghiệp vụ quản lý cả học sinh, giáo viên, hoạt động giảng dạy, các thiết bị, thư viện, tài sản, các khoản thu, văn bản cho đến cổng thông tin trường học.

Được phát triển theo công nghệ điện toán đám mây trên nền tảng web, bạn có thể sử dụng web-app mọi lúc, mọi nơi trên tất tần tật mọi thiết bị, từ PC, smartphone cho đến laptop hay tablet, chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối với mạng Internet.

Tuy nhiên, QLTH.VN lại không cung cấp toàn bộ các tính năng, plugin trong một web-app, mà sẽ được chia thành các gói theo từng nghiệp vụ, để khách hàng có thể linh hoạt lựa chọn theo nhu cầu sử dụng của mỗi trung tâm, trường học. Bạn có thể lựa chọn giữa việc triển khai riêng lẻ từng nghiệp vụ, hoặc đồng thời triển khai nhiều nghiệp vụ cùng một lúc.

Phần mềm web-app QLTH.VN của Misa
Phần mềm web-app QLTH.VN của Misa

Kết luận:

Trên đây là một số thông tin mà bạn cần quan tâm khi có nhu cầu sở hữu một web-app quản lý chuyên nghiệp dành cho trường học, trung tâm của mình. Đừng để việc không cập nhật kịp các ứng dụng của công nghệ trong Giáo dục – Đào tạo biến bạn thành “người tối cổ”, hãy cân nhắc và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng rằng sau khi đã tham khảo đến những dòng này, bạn đã có thể tỏ tường những thắc mắc cũng tìm ra điểm đến cho nhu cầu thiết kế web-app quản lý trung tâm của mình rồi! Chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *