Bán hàng qua nhiều kênh, ghi chép bằng excel giờ rối tung không kiểm soát được tồn kho
Top 5 phần mềm quản lý bán hàng cho người mới bắt đầu là chủ đề chúng tôi gặp rất nhiều trong quá trình tư vấn. Người mới kinh doanh online thường bán ở cả shop riêng, sàn thương mại điện tử lẫn mạng xã hội, nhưng vẫn quản lý bằng sổ sách hoặc excel. Kết quả là nhầm tồn kho, trùng đơn hàng, khách đặt hàng đã hết mà không hay.
Danh sách 5 nhóm phần mềm quản lý bán hàng dưới đây là những lựa chọn chúng tôi thấy đáng cân nhắc nhất cho người mới bắt đầu. Mỗi nhóm giải quyết một nhu cầu cụ thể, không phải cứ mua phần mềm đắt tiền nhất là phù hợp nhất với shop nhỏ mới mở.
Chúng tôi chọn ra đúng 5 nhóm này vì chúng giải quyết đúng vấn đề vận hành cơ bản của người mới kinh doanh online, chứ không liệt kê ngẫu nhiên các công cụ nghe tên quen thuộc trên mạng.
Nhóm 1: Phần mềm quản lý bán hàng tại quầy (POS) cho cửa hàng có mặt bằng
POS, nói dễ hiểu, là phần mềm tính tiền kèm quản lý tồn kho ngay tại quầy, giống chiếc máy tính tiền hiện đại thay cho sổ ghi tay. Chúng tôi đưa nhóm này lên đầu vì nó hỗ trợ tính tiền nhanh, quản lý tồn kho tại chỗ, phù hợp mô hình vừa bán online vừa có cửa hàng vật lý.
Nhóm này hợp với người mới mở shop có mặt bằng, cần quản lý bán hàng trực tiếp tại quầy mỗi ngày. Nếu bạn muốn xem thêm các lựa chọn cụ thể trên thị trường, có thể tham khảo danh sách phần mềm quản lý bán hàng được đánh giá tốt hiện nay.
Điểm cần lưu ý là một số phần mềm POS cơ bản chưa hỗ trợ tốt cho quản lý bán hàng đa kênh. Nếu bạn định mở rộng bán online song song, cần kiểm tra kỹ tính năng đồng bộ trước khi chọn, tránh mua rồi mới phát hiện thiếu.
Nhóm 2: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (đồng bộ shop, sàn TMĐT, mạng xã hội)
Nhóm phần mềm này giúp đồng bộ tồn kho, đơn hàng từ nhiều kênh bán về một nơi duy nhất, tránh tình trạng bán trùng món hàng đã hết trên kênh khác.
Nhóm này hợp với người bán hàng cùng lúc trên nhiều nền tảng, ví dụ Shopee, TikTok Shop, Facebook và cả website riêng. Càng bán nhiều kênh, nhu cầu đồng bộ càng cấp thiết, vì nhân viên khó ngồi cập nhật tồn kho tay trên từng kênh mỗi khi có đơn mới.
Điều cần thừa nhận là chi phí thường tính theo số đơn hàng hoặc số kênh kết nối. Bạn cần tính toán kỹ trước khi mở rộng thêm nhiều kênh cùng lúc, kẻo chi phí phần mềm đội lên nhanh hơn cả doanh thu tăng thêm.
Nhóm 3: Phần mềm quản lý kho và tồn kho cơ bản
Nhóm này giúp theo dõi số lượng hàng nhập, xuất, tồn một cách chính xác, giảm hẳn tình trạng nhận đơn khi hàng thực tế đã hết trong kho.
Nhóm này hợp với người mới kinh doanh có nhiều mã sản phẩm, cần kiểm soát tồn kho chặt chẽ ngay từ đầu, trước khi số lượng hàng tăng lên khó kiểm soát bằng trí nhớ.
Điểm đáng lưu ý là phần mềm cần nhập liệu chính xác, đều đặn mới phát huy hiệu quả. Nó không tự động chính xác nếu người dùng nhập sai hoặc bỏ sót giao dịch, tức là công cụ tốt vẫn cần người dùng cẩn thận đi kèm.
Nhóm 4: Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) cơ bản cho người mới
CRM, hiểu đơn giản, là nơi lưu thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng để chăm sóc, remarketing hiệu quả hơn. Thay vì quản lý rời rạc trên nhiều nền tảng chat như hiện tại, dữ liệu khách hàng sẽ được tập trung về một chỗ.
Nhóm này hợp với người kinh doanh muốn giữ chân khách hàng cũ, xây dựng data khách hàng ngay từ đầu. Nếu không, thông tin dễ trôi mất qua từng cuộc trò chuyện Messenger, Zalo rời rạc. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm công cụ hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu khi đổi phần mềm, có thể xem cách chuyển đổi phần mềm quản lý mà không mất dữ liệu.
Cái khó ở đây là với lượng khách hàng còn ít ban đầu, hiệu quả CRM chưa rõ rệt ngay. Cần thời gian tích lũy dữ liệu mới phát huy giá trị, nên đừng vội nản nếu vài tháng đầu chưa thấy khác biệt rõ rệt.
Nhóm 5: Phần mềm kế toán, quản lý thu chi cơ bản cho hộ kinh doanh nhỏ
Nhóm này giúp theo dõi dòng tiền, chi phí, lợi nhuận rõ ràng ngay từ khi mới bắt đầu, tránh nhầm lẫn giữa tiền cá nhân và tiền kinh doanh, một lỗi khá phổ biến ở người mới mở shop.
Nhóm này hợp với người mới kinh doanh chưa có nền tảng kế toán, cần công cụ đơn giản, dễ dùng ngay mà không phải học qua khóa kế toán bài bản.
Giới hạn cần biết là phần mềm cơ bản có thể chưa đáp ứng đủ khi quy mô kinh doanh lớn hơn. Khi đó cần nâng cấp lên giải pháp kế toán chuyên sâu hơn, ví dụ như tìm hiểu thêm lợi ích khi dùng phần mềm ERP cho doanh nghiệp lúc doanh nghiệp đã phát triển đủ lớn.
Tổng hợp Top 5 phần mềm quản lý bán hàng cho người mới bắt đầu theo nhu cầu kinh doanh
Để dễ hình dung, chúng tôi tổng hợp lại năm nhóm phần mềm theo nhu cầu sử dụng như dưới đây.
- POS bán hàng tại quầy: tính tiền, quản lý tồn kho tại chỗ — phù hợp shop có mặt bằng vật lý.
- Quản lý bán hàng đa kênh: đồng bộ đơn hàng, tồn kho nhiều kênh — phù hợp người bán trên nhiều nền tảng cùng lúc.
- Quản lý kho, tồn kho: theo dõi nhập, xuất, tồn chính xác — phù hợp người có nhiều mã sản phẩm.
- CRM quản lý khách hàng: lưu thông tin, chăm sóc khách cũ — phù hợp người muốn giữ chân khách hàng lâu dài.
- Kế toán, thu chi cơ bản: theo dõi dòng tiền, lợi nhuận — phù hợp hộ kinh doanh nhỏ, mới bắt đầu.
Cách chọn đúng nhóm phần mềm cần trước khi đầu tư
Trước tiên, hãy xác định mô hình kinh doanh hiện tại của bạn, một kênh hay đa kênh, có mặt bằng hay chỉ bán online, trước khi chọn nhóm phù hợp trong top 5 phần mềm quản lý bán hàng cho người mới bắt đầu này.
Chúng tôi luôn khuyên ưu tiên dùng thử bản miễn phí hoặc gói cơ bản trước, rồi mới nâng cấp lên gói trả phí đầy đủ tính năng khi thật sự cần. Bạn cũng có thể tham khảo thêm góc nhìn công nghệ tại dzr-web.com khi cân nhắc thêm các công cụ hỗ trợ vận hành khác.
Không cần đầu tư đủ cả 5 nhóm cùng lúc ngay khi mới mở shop. Nên bắt đầu từ nhóm giải quyết vấn đề cấp thiết nhất hiện tại, rồi bổ sung dần khi quy mô kinh doanh lớn lên.
Câu hỏi thường gặp
Người mới bắt đầu kinh doanh online nên dùng phần mềm nào trước tiên?
Nếu chỉ bán trên một kênh, nên bắt đầu từ phần mềm quản lý kho hoặc POS cơ bản để kiểm soát tồn kho chính xác trước, rồi mới tính tới các nhóm khác khi mở rộng.
Có cần phần mềm quản lý đa kênh ngay khi mới chỉ bán trên một kênh không?
Chưa cần thiết. Phần mềm đa kênh phát huy giá trị rõ nhất khi bạn đã bán từ hai kênh trở lên. Bán một kênh, quản lý bằng công cụ đơn giản hơn vẫn đủ dùng.
Phần mềm kế toán cơ bản có đủ dùng khi kinh doanh phát triển lớn hơn không?
Không hẳn. Khi quy mô lớn hơn, phát sinh nhiều giao dịch và cần báo cáo phức tạp hơn, bạn nên cân nhắc nâng cấp lên phần mềm kế toán chuyên sâu, thậm chí giải pháp ERP.
Quản lý bằng excel có thể chuyển sang phần mềm chuyên dụng có khó không?
Không quá khó nếu dữ liệu excel được sắp xếp gọn gàng từ đầu. Hầu hết phần mềm hiện nay đều hỗ trợ nhập dữ liệu từ file excel có sẵn, chỉ cần chuẩn hóa định dạng trước khi import.